Giriş
En büyük kaynağınız insanlardır. Mükemmele ulaşanlar, genelde insanlara saygı ve sevgi beslerler. Amaçlarında, bütünleşme ve takım ruhu vardır. Başarının sırlarını anlatan bütün kitaplarda ana tema olarak takım çalışması işlenir. Mükemmele ulaşan şirketler; belirli fertlere değil, topluma saygı gösterenlerdir. Başarıya ulaşan firmalar insanlara saygılı ve onları birer alet gibi değil de ortaklarıymış gibi görenlerdir. İnsanlara yalnızca sözde saygı göstermek kolaydır, ama gerçek saygıyı başarmak o kadar basit değildir.
Bunu nasıl daha iyi yapabiliriz?
Bunu nasıl hallederiz?
Nasıl daha iyi sonuçlar alabiliriz?
Bir insan ne kadar bilgili olursa olsun, yeteneklerini birleştirmiş bir takım karşısında çaresiz kalacağını bilir.
TAKIM KAVRAMI
Takım kavramının ne olduğunu bilmek ve bunu kavram olarak oturtarak başlamak için öncelikle ekip, takım, grup ne demek onu anlamak gereklidir. Belli hedef, belirli iş tanımı ve belirlenmiş ilişkiler bütününden oluşan topluluğa takım denir. Organizasyonlarda çalışanlar çoğunlukla tek başlarına değil, belirli bir sayıdan oluşan topluluklar olarak işlerini gerçekleştirmektedir. Bu toplulukların düzeyleri ile performansları arasında bir ilişki bulunmaktadır. (Özmen)
Ekip: Üyelerin birbirinin görevini yapabildiği, profesyonel ilişkileri bulunan topluluktur.
Takım: Ortak amaca sahip, üyeleri arasında görev dağılımı yapılmış ve ilişkilerin önceden belirlendiği topluluktur.
Grup: Çeşitli amaçlara sahip olan, birden fazla kişinin bir araya gelmesi ile oluşan ve birbirlerinin farkında olan topluluktur. (Özmen)
Takım Oluşturmak
Takım oluşturmak ortak bir amaç etrafında toplanmış bir grup insanı, kendi aralarındaki liderleriyle, dış ortaklarla ve organizasyonun tümüyle daha etkin ve verimli çalışmalarını sağlamaya yardım etmektir.
Takım çalışmalarında bütünleştirme ve farklılaşmanın anlaşılması ve yönetilmesi gerekir. Her takım, oluşum aşasında bir çelişki süreci yaşar. “Doğadaki en anlaşılmaz bariyer, bir insanın düşünceleriyle bir başka insanın düşünceleri arasındadır.” (William James) Farklı karakter yapısındaki bireylerin bir araya geldiği ve çalışma ortaya koyduğu aşamayı normal bir süreç olarak değerlendirmek gerekliliği ve bu doğrultuda ön görülü bir şekilde süreci yönetmek gerekmektedir. “Karşıt görüşte olmaktan korkmayın. Unutmayın, uçurtma rüzgârlarla birlikte değil, ona karşı uçar.” (Hamilton Wright Mabie) Takım oluşum sürecinde ortak çalışmada yaşanan güçlükler bireyleri etkileyerek korku, endişe duygularının ağır basarak birbirlerini tetiklemesinden kaynaklı dağılma aşamasına getirebilmektedir.
Ortak çalışma denildiğinde genellikle birlikte çalışan bireyler akla gelir, ancak ortak çalışma bunun ötesinde bir anlam taşır. Takım olarak yapılan işlere ortak çalışma diyebilmemiz için mutlaka ortak bir hedef olmalıdır. Dr. Tamer Keçecioğlu’nun “Takım Oluşturmak” kitabında ortak çalışmanın nasıl olması gerektiği üç ana başlıkta toparlanmıştır.
- Bireysel ya da rekabetçi amaçlarımızın dışında
- İşin başında belirlenerek açıkça ortaya konulmuş
- Grubun her üyesi tarafından önceden bilinen ve paylaşılan
İyi bir ortak çalışma için öncelikle işin gerekliliği olması gereken çalışma grubunun gerekli fiziksel şartları oluşturulmalıdır. Fiziksel şartların sağlanmadığı bir iş ortamında direk bireyleri etkileyeceği için sağlıktan, iş verimine, ilişkilere, kaliteye ve daha birçok etkene neden olacaktır. Çalışmaların bir arada sağlıklı bir şekilde yapılabilmesi ortak çalışma performansının yükseltilebilmesinin bir başka koşulu ise grup üyeleri gerektiğinde veya düzenli olarak bir araya gelebilmeli yapılacak iş hakkında ulaşılması gereken hedef doğrultusunda fikir birlikleri oluşturabilmelidirler. Çalışma ortamı rahat olan takımlar çalışmış gibi hissetmedikleri için özellikle stres başta olmak üzere pek çok unsurdan etkilenmeden kaliteli performanslar ortaya çıkarabileceklerdir.
Bir arada çalışmak takım ruhunun oluşumunu olumlu yönde etkilediği gibi insan doğasının da vaz geçilmez bir yanı olan olumlu ya da olumsuz fark etmeksizin birbirlerini etkilemeleri olarak adlandıracağımız karakteristik bir yapıdan söz edilebilir. Bu durum olumsuz bir durum karşında takım içerisinde muhalif dinamikleri yaratacaktır. Bu muhalif çalışmaların başında kimlik krizi gelmektedir. Hemen hemen herkesin bildiği Henry FORD bir sözü aslında bu durumu çok daha net anlatmaktadır. «…. Bir araya gelebilmek sadece başlangıçtır. Bir arada kalmak yada tutmak büyük bir başarıdır. Birlikte çalışabilmek ise gerçekten başarıdır.» Farklı kültür yapılarının bir araya gelerek yeni bir kültür yaratmaları ister istemez alışılmış kült yapılarının güç ve farklılıklarını ortaya koyma çabalarından kaynaklı çatışmasına sebep olacaktır. Ortak çalışmanın sonucunda başarıya ulaşmak muhalif grupları uyumlaştırarak çatışmaları yönetmek ve bir müzakere ortamına takımları ister istemez getirecektir.
Takım üyeleri birbirlerini etkileyen ve karakterize eden yapıların parçası halindedir. Takım üyelerinin karakter yapıları normların oluşmasında ve sonucunda da kültürün oluşmasında etkili olacaktır. Dale Carnegie “Hayat Kısa Mükemmelleştirmeye Bak” kitabında ortak çalışma çalışmada olumsuz karakter yapılarını altı gruba ayırmıştır. Olumsuz karakter yapıları hakkında tiyolarada yer veren Carnegie nasıl etkili üyeler dönüşebilecekleri hakkındada yorumlarda bulunmuştur. Bu altı grup olumsuz karakter yapıları;
9-5 ciler: Bu günün işini yarına bırakan kalanı yarına yaparım diye ertelemeler ile sürekli mücadele eden. Ertesi gün ise yetişmeyen işler yüzünden “bunu yapmak için vaktim yok” diye zaman yönetiminden sürekli şikâyet eden programlama konusunda sıkıntılı karakter yapılarıdır.
Suçlayıcılar: “O numaraları ben de başkasından almıştım.” , “O işin acil olmadığını söylediler.” Gibi birçok bahane ile başarısızlıklara bir kulp takarak haklı çıkmanın yolunu arayan karakterlerimiz. Adeta her zaman zeytinyağı gibi üste çıkmayı başarırlar.
Hayırcılar: “O iş öyle olmaz bu şekilde olur.” , “Şaka yapıyorsun sanırım? Beni mi sınıyorsun bu şekilde olmayacağını sende çok iyi biliyorsun.” Hatta bazı durumlarda daha da abartılı hal alabilen “İddiaya var mısın? Bak tamda benim dediğim gibi olacak.” Şekline kadar gelebilen yoğun egolu cümle kurulumları meşhurdurlar. İstedikleri şekilde olmayan hiçbir işe destek vermeyen hayırcılar için sonuç hep hüsran olarak tanımlanabilir.
Taşınmazlar: “Bunu çoktan denedik.” , “Yönetim anlamıyor.”, “Beni anlamıyorsunuz.” Benzeri birçok bahane daha eklenebilir. Denemişi aynı yoldan denemenin anlamsız olduğunu ancak farklı bir yoldan denemenin de gerekliliğini duymayarak. Seri bahaneler zinciri ile taşınmaz, değiştirilemez kültleri koymak anlamına gelen bu çalışma arkadaşları. Görev tanımlamasının dışına çıkmak yerine mevcut iş tanımının sınırlarında hareket etmektedirler. Tabi ki bu çalışma arkadaşlarının en büyük özelliği rutin olmaktan sıkılmak ama rutinin dışına çıkmamaktır. Bu çalışma arkadaşları ile bir iş için olmaması gereken kısımları kibarca ret aşamasına getirilerek iletişimleri bozmadan hayır deme masası olarak işlev sağlayabilirler. Buradan da anlaşılacağı üzere taşınmazlar ve hayırcılar muhteşem ikiliyi oluşturabilecekleri gibi yakın yapıda olan bu iki karakter birbirini olumsuzda etkileyebilir. Takım liderleri bu ıkı çalışma ortağını aynı takım içinde bulundukları zaman çok dikkatli bir iş bölümü oluşturmalıdır.
Kemancılar: “Bütün zor işler bana kalıyor.”, “Dün akşam dokuza kadar çalıştım.”, “Buna ne zaman bakabilirim bilmiyorum daha halletmem gereken başka işler var.” Bu çalışma arkadaşları yeni gelen işleri ret etmezler ancak yapmak için hedefte koymazlar. Sürekli her daim işleri vardır ama işler hiçbir zaman sonuçlanmaz. Bu arkadaşlar ile yapılan çalışmalarda birlikte başlayacağınızı, bir ekip olacağınızı düşünerek harekete geçer ancak sonuçta işi yapan kişinin kendiniz olduğunu fark edersiniz. Hatta bu çalışma arkadaşlarının yanında olmak zaman içerisinde kendinizi arkadaşınıza yeni iş yükü getirdiğiniz konusunda vicdan azabı duymanıza ya da işin sonunda işi yapan kişinin o olmamasına rağmen sanki o işi bitiren kişi o olduğu düşüncesine girmenize neden olabilir. Bu çalışma arkadaşları ile çok iyi reklam çalışmaları yapılabilir çok basit haber değeri olmayan işler bile sanki olağan üstü bir çıktısı halinde gösterilebilir.
Dedikoducular: “Genelde yalnızdırlar.”, “İşyerleri en büyük etkinlik alanıdır.” Hobi halinde işe gelirler geldiklerinde iş yapmak yerine kim, nerede, ne yapıyor ile ilgilenirler. Bir iletişim kanalı bulduklarında ilk fırsatta topladıkları bilgileri doğru ya da yanlış olduğuna bakmaksızın senaryo yazma yetenekleri ile öyle bir süslerler ki. Bir anda çok büyük bir örgünün içinde kendinizi taraf seçerken bulabilirsiniz. En tehlikeli çalışma arkadaşı olarak görülen bu grup aslında bir haber merkezi şeklinde ya da reklam çalışmaları için oldukça etkili bir ekip arkadaşına dönüşebilirler.
Bu altı grup karakter yapısı aslında bize bir gerçekliği de beraberinde getiriyor. Ortak çalışmada takım oyuncularının bir stili olabileceğini Dr. Taner Keçecioğlu takım oyuncuları stillerini. Keçeçicioğlu Glenn M. Parker’in lider olarak takım oyuncularını katkıcı, işbirlikçi, iletişimci, mücadeleci gibi karakterize ederken işlevsel olarak da planlama, iletişim, risk alma, sorun çözme ve karar alma yetileri ile de gruplandırmıştır. Carnegie’nin takım üyeleri eğer Paker’ın liderleri tamamlanabilir. Takım liderleri üyeleri hakkında bilgi sahibi olup doğru bir planlama ile amaçları oluşturmalıdır. Amaçlar doğrultusunda üyelerinin rollerini netleştirerek, normları oluşturmalı etkinlikler planlayarak katılımı güçlendirmeli, başarıyı görmelerini sağlayarak ödüllendirmelidir. Takım üyelerini etkin bir şekilde dinlemeli ve bilgi paylaşma konusunda çekimser olmamalı. Liderler katılımı etkin katılımı sağlayabilmek adına yeri geldiğinde çekinmeden üyeleri ile birlikte hareket etmekten geri durmamalıdır. Bir takım başarıya giden yolda pek çok üye ile birlikte çalışacak. Bu çalışma stres, iletişim, zaman yönetimi, kalite gibi birçok unsuru içinde barındıracaktır. Böyle bir süreç zaman zaman çatışmalara sebep olacak çatışma yönetimi ve doğru iletişim modelleri ile ekip ruhunu ortaya çıkarabilecektir. Liderin sorun çözme, risk alma, karar alma konularındaki deneyimleri takımı ekip ruhu oluşturmada etkin bir rol oluşturmaktadır.
| Stil/İşlev | Katkıcı | İşbirliği | İletişimci | Mücadeleci |
| Planlama | Taktik İstatistik Uzmanlık Ölçülebilir Geleneksel | Stratejik Vizyoncu Açık Büyük resim İçerilme | Toptan içerilme Geniş ölçüde kabul Süreçlerde düzenleme | Yeni yönelimler Beyin fırtınası Taktikten çok stratejik |
| İletişim | Ekonomik, Yazılı Formal İşaret etmek Ayrıntılı | Genel Sözlü Telefondan yararlanma Yapılandırılmamış Örgütsel | Sıcak ve arkadaşça İnformal Mizahtan yararlanır Dinleme Rahatlığı düşünür | Açık Samimi Soru soran Toplantıları tercih eder Sorunlarla yüzleşen |
| Risk Alma | Geleneksel Planlayıcı Araştırıcı Pilot test edici | Liberal Tüm fikirlere açık Amaçlara yönelmiş Risk alıcı Planlayıcı | Takım süreçlerine etkisini araştırıcı Süreç risklerini onaylamak Risklerin sonuçlarını tartışmak | Potansiyeller Buluşları cesaretlendirmek Öncüleri bulup çıkarmak |
| Sorun Çözme | Analitik Yapılandırılmış Veri bazlı Teknik İhtimamlı | İçeriğe bakan Uygulamalara bakan Güven veren Kaynak sağlayan | İçerilmeyi onaylamak Kalite çemberinden yararlanmak Süreçleri düşünmek Çalışmaları kolaylaştırmak | Yapılandırılmamış “gerçek“ sorunlara bakmak Sorunları analiz etmek Verileri sınama |
| Karar Verme | Mantıklı Ortak görüş Maliyet etkinliği Uygulamacı Tutarlı | Her iki yöne de aç Amaçlarla uyumlu Kararları yeniden ziyaret etmek İçerilmeyi isteme | Katılımcı Ortak görüşten yararlanma Lider kontrolüne direnç gösterme | Yasal Ahlaki Doğru Direnç için araştırma yapmak |
Takım liderleri ve olumsuz karakter yapıları kategorilerini sıralayınca insanın aklına ister istemez neden takım olunmalıdır sorusunu da getirmekte. Şirketler yüksek dereceden rekabetçi çevredeki performans baskısına tepki vermede takımlardan yararlanırlar. Bir sorun, fırsat, bir süreç veya tüketici ihtiyaçlarını karşılama ve bir program üzerine ortak odaklanmayı yaratmak gerektiğinde ya da farklı perspektif ve yeterlilikteki insanlarla işleri bütünleştirmek zorundaysak bir takım oluşturmak bize başarıyı getirecektir. Farklı bakış açıları ve bilgilerin tanışmasıyla buluşçu çözümler yaratabilmek için insan gurubuna yetki ve sorumluluk verilmesiyle işlerin bir parçası haline getirilerek yüksek derece iş çıktısı alabilmenin yolu ancak etkili takımlar ile olabilmektedir.
Tüm bunları başarıp takım oluşturarak çalışmak bize satın alamadığımız zamanı kazandırdığı gibi maliyetten tasarruf edilmesi gibi bir iktisadi çıktı da sağlayacaktır. Takım oluşturmanın gerekliliği takım bazlı örgütleri tasarlamak konusunda en çarpıcı örnek Google araştırma yaparken karşıma bir sunumda denk geldi. Sunumu hazırlayanın adına rastlamama rağmen örnek oldukça ilgi çekici. Örneğimiz kazların göç ederken nasıl bir çalışma yolu izlediklerini anlatıyor. Yaban kazları, kanatlarını çırptıkça arkalarından gelen kazın yukarıya çıkmasını kolaylaştıran bir hava akımı yaratırlar. Bunun için Kıtalar arası uçarlarken “V” şeklinde uçarlar. Öndeki kaz yorulunca en arka geri çekilirken bir sonraki kaz öne geçer. Bu bir ekip işidir uçuş tamamlana kadar devam eder. Uçuş sırasında yaralanan kaz ile birlikte ona iki kaz eşlik ederek yere inerler. Kazlar bu sistem sayesinde %70 daha fazla uçabilmektedir.
Örgüt işlerin parçaları için sorumluluk ve yetki verilen her birim kümesi içerisine bölündüğünde. Takımların performansının maksimize edilmesi, üyelerinin tatmininin sağlanması, gerekli ortamların oluşturulması gerekir. Artık takım olmak zamanıdır ve o zaman geldiğinde yeni, orijinal uygulamalara imkân tanınması, gibi pek çok yeni ve sıra dışı duruma açık olabilmeli ve üzerlerine düşeni yapmaktan kaçınmamalıdırlar. Ekip çalışmasında hedefe giden yolda ilk yapılacak olan sorunların ve fırsatların tespit edilmesidir. Bunun için bilgiler toplanır analiz edilir. Sorunların ne şekilde çözüme kavuşacağı ile ilgili faaliyetler planlanır ve uygulamaya konulur. Uygulanan faaliyetlerin adım adım izlenerek sonuçları gözlemlenir olumlu yanları ve olumsuz yanları değerlendirilerek eksik yanlar bir başka yapılacak olan çalışmada göz önünde bulundurulur. Başarı ise ödüllendirilir.
Ekip çalışmasında iyi derecede bir ortak çalışma çıkarmayı Keçecioğlu şu şekilde ifade ediyor. Ortak çalışma grupları bireylerden oluşur. İyi bir ortak çalışma bireylerin farklı özelliklerinin farkında olmaları ve bunları gerektiğinde ön plana çıkartıp çalışmaları zenginleştirebilmeli. Bireyler arasındaki uyum göz önünde bulundurulmalı. Bireylerin kişilik yapılarının ortak çalışma için elverişli olması gerektiğini ve bu bireylerin empati kurabilen, sinerji üretip motivasyonu yükseltebilecek katılımcı, olumlu iletişimde ekibin değerlerini benimseyerek olabileceğini ve ekibin başarısı ön planda olması ile üretken yeri geldiğinde bilgiyi paylaşan, kendisi ve çevresiyle barışık olması ile ekibini yüceltmesi gerektiğini belirtmektedir. İyi bir ortak çalışmanın bireylerin karakter yapısının tek başına olmayacağını ayrıca yöntem ve davranışlar olarak şekillenmesi gerektiğini ifade etmektedir.
İyi bir ortak çalışma için yöntemler
- Bilimsel metotlar ve çağdaş teknolojiler kullanılmalı
- Kurallar işin başında belirlenmeli
- Kurallar herkes için geçerli olmalı
- Üyeler kendi görevleri konusunda adil olmalı
- Karar alınırken fikir birliğine önem verilmeli
- Varsa ilgili birimlerle işbirliği içinde olmalı
İyi bir ortak çalışma için davranışlar
- Eleştiriler dozunda ve yapıcı olmalı
- Grup üyeleri, takımda bulunmaktan zevk duymalı
- Üyeler birbirini dinlemeli ve saygı duymalı
- Eşit katılımcı bir ortam oluşmalı
- Üyeler aralarında empati kurabilmeli
Bireyin, davranışın yöntemlerin oturtulması ile yüksek performansın oluşabileceğini ancak tek başına yüksek performansın, bir işin yapılmasında daha fazla bir şeyi ifade ettiğinin de bilincinde olunması zorunludur. Günümüzde bireysel çalışmaların çok fazla sonuç getirmediği gibi takım olarak ekip ruhu ile çalışmanın başarıyı getirdiği bir gerçektir. Yüksek performans için
- Amaçlarına etkin ve verimli bir şekilde ulaşır.
- Geniş iş birimlerine etkinliklerin katkıda bulunur.
- Zaman içerisinde performanslarını iyileştirirler ve öğrenirler.
- Takım üyesi bağımlılığını yapılandırırlar.
| Güçlülük | Birey ya da kurum ortak çalışma güçlü ve etkili olmanın yolunu açar. |
| Dayanışma | Bireyler arasında iş bilirliğini artırır |
| Beceriklilik | Farklı yetenekleri bir araya getiren takımlar daha etkili ve güçlü çalışmalar çıkaracaktır. |
| Sorumluk Paylaşımı | Riskler paylaşılacak tek bir kişi üzerinde baskı oluşmayacağında daha rahat çalışma çıkacaktır. |
| Ortak akıl | Tek bir fikrin olması yerine farklı fikirlerin olması bakış zenginliği yaratacaktır. |
| İletişim | Bilgi alışverişi artacak daha zengin ve bağlı bir çalışma ortaya çıkacaktır. |
| Çapraz öğrenme | Ekip üyelerinin birbirine öğretmelerini ve öğrenmelerini sağlar. |
| Esneklik | Daha fazla iş gücü esneklik potansiyelini artırır. |
| Bağlılık | Ait olma duygusunu, performansı ve katılımı teşvik eder. |
Takımları bir zincir gibi düşünebiliriz ve bir zincirin gücü, en zayıf halkanın gücü kadardır. Zinciri oluşturan diğer bütün halkalar ne kadar güçlü olursa olsun, asıl belirleyici olan zayıf halkadır. Zira zayıf halka koptuğu an, diğer bütün güçlü halkaların ne anlamı, ne de herhangi bir fonksiyonu kalır. Diyelim ki, zinciri oluşturan onlarca halka çok sağlam ve çok güçlü, fakat bir halka var ki zayıf düşmüş ya da düşürülmüş. Diğer onlarca halka tek tek ne kadar sağlam ve kuvvetli olura olsun, zincirin çektiği yüke dayanma gücü, zor şartları omuzlama mukavemeti sadece “en zayıf” halka kadardır. (Mustafa Kurdaş) takımın karakter yapılarını bireyler belirlediğine göre takımın etkin bir takım niteliğinde oluşması için takım bağlılığı, normları, kültürü gibi pek çok kavramın oluşması ancak bireysel gelişimi desteklemek, uyumlaştırmak ile gerçekleşebilir. Bireysel Kalite ve Duygusal Zeka’nın gelişmesi ekip üyesinin yükümlülüklerini getirme konusunda bilinçli hareket etmesini sağlayacağı gibi sorun çözme becerilerini de destekleyecektir. Formula yarışlarında saniyeler içerisin de arabanın bakımları yapılır ve tekrar yarışa katılır. En ufak bir aksaklık büyük bir probleme hatta krize neden olabilir. Her bir takım üyesi yapılacak olan çalışmada hedefi iyi bilmeli görev ve sorumluklarını yerine getirmelidir.
Carnegie’nin ekip üyelerinin bireysel gelişimleri için vitamin hapı niteliğinde önerileri; konuştuğunuz gibi davranın, insanların güçlü yanlarına oynayın, arkadaşlarınıza amaç duygusu aşılayın, beklenen sonuç için açık ve gerçekçi beklentiler içinde olun, rica edin emretmeyin, empati kurarak dinleyin, güç ve duyarlılık geliştirin, sınırlandırmayın, donatın, saygı ortamı yaratın birlikte çalışmaya değsin, cesaretlendirin, çeşitliliği takdir edin, takım çalışması için uyum yakalayın ve çalışma ortamında bireyselliği destekleyin şeklinde belirtmektedir. Günümüzdeki çevik yaklaşım teorilerini desteklercesine sunduğu bu çözüm önerileri etkili bir takım olabilmenin püf noktaları niteliğindedir.
“Alice Harikalar Diyarında” kitabı, bildiğimizin aksine bir çocuk kitabı değildir, bir matematik profesörü, aynı zamanda da bir rahip olan yazar bu kitabı dönemin İngiltere’sini eleştirmek için Lewis Carroll takma adıyla yazar. Kitabın başlarında Alice aşağıya düşer ve bir tavşanla karşılaşır. Önünde iki yol vardır; tavşana sorar “Hangi yoldan gideyim?”. Tavşan bugüne değin duyduğum en iyi cevaplardan birini verir: “Nereye gideceğini bilmiyorsan hangi yoldan gittiğinin hiçbir önemi yok”. Hiçbir takım vizyon ve misyonu olmadan etkili bir takım çalışmasını çıkartamaz. Etkili bir takım çalışmasının hatta takımın oluşmasının birinci kuralı vizyon ve misyonun belirlenmesi ile başlar. Bu iki kavram tanım olarak bilinmediğinden dolayı karıştırılmakta ister istemez de gidilecek yolda sapmalar oluşmaktadır. Vizyondediğimiz zaman, geleceğe ilişkin bir öngörünün içinde gerçeklemesi için çok güçlü arzu duyduğumuz bir durum ya da olay hedefidir. Misyonise, vizyonun gerçekleşmesi için gerekli olan değerlerin koyulmasıdır. Takımların öngörüsü, hedefi, vizyonu olmalıdır. Vizyon, daha iyi bir gelecekle ilgili hedefler içerdiğinden organizasyondaki herkese motivasyon, güven ve inanç sağlar.
Türkiye’de yapılan bir araştırmada; vizyon sahibi olup vizyon açıklaması yapan bir KOBİ ile vizyon sahibi olmayan bir KOBİ’nin çalışan sayısı ve bir takım mali göstergeleri 4 yıl boyunca takip, edilerek karşılaştırılmıştır. Elde edilen sonuçlara göre; vizyon açıklaması yapan KOBİ’nin ortalama 5 kat çalışan sayısı artışı, 7.5 kat cari oran artışı, 9 kat gelir artışı, %22 fazla net kar marjı, yaklaşık % 18 aktif karlılık ve 2.4 kat aktif büyüklük artışı saptanmıştır. Takım çalışmalarında vizyon ve misyonun oluşturulmasının yolu ise öncelikle takımın paylaştığı değerleri gözden geçirin. Kafanızda oluşan fikirleri farklı kişilerle tartışarak onların fikirlerini alın. Mümkün olduğunca fazla kişiyle konuşun ki oluşturduğunuz fikirler işletme bütününün bakış açısını kapsasın. Vizyonun faydalarını herkese açık ve anlaşılır bir şekilde anlatın. Tüm bunları yaparken insani ihtiyaçları karşılamaya yönelik düşünceler geliştirmeyi unutmayın. Çalışanlar vizyonun insani ihtiyaçlarını kapsadığını gördüğünde onu daha kolay sahiplenecektir. Farklı, başarılabilirve aynı zamanda heyecan verici olmalıdır. Uygulama süreci karmaşık olsa bile herkes tarafından kolay anlaşılır olmalıdır zira insanlar anlamadıkları şeyi destekleyemezler. Bir örnek teşkil etmesi açısından Microsoft’un vizyonu “İnsanları her zaman, her yerde ve her cihazda benzersiz yazılımlarla güçlendirmek.” Misyonu ise “Dünyanın her yerinden insanların ve işletmelerin kendi potansiyellerini fark etmelerini sağlamak.”
Bir takımın oluşması ve bunun bir takım ruhuna dönüşerek çalışmaların başlaması için aslında en temelde yatan ya yeni bir fikir oluşmuştur ya da rutin olması gerekenin dışında olmayan bir durumla karşı karşıya olmak vardır. Bu durumu fark eden birey ya da şirketler değişimi başlatma ihtiyacı hisseder. Özellikle teknolojinin gelişmesiyle Rasyonel İnsan à Sosyal İnsan olma çabasına itilmektedir. Sosyal yönünü geliştirmeyen değişimi başlatmayan birey ya da takımlar başarısız olmakta ve olumsuz sonuçları yaşamaktadır. Bu durumda günümüz işletmelerinde takım çalışmasının giderek yaygınlaşmasına neden olmaktadır. Yeni Yönetim Tekniklerinin Organizasyonu Yalınlaştırması, takımlarda Motivasyon-Sinerji-Performans İlişkisi üzerinde etkinliklerin yapılması, esneklik, yeni fikirlere odaklaşma ve verimlilik gibi çalışmalara daha da önem verilmesi, takımların işbirliği ve koordinasyonlu bir şekilde çalışmalar çıkartılmasının takımlarda değişimi başlatmada özellikle dikkat edilen hususlardır. Değişim Yönetimi olarak adlandırılan süreçtebaşrolünde yöneticiler ve liderler oynar. Çünkü değişim üstten başlar. Dolayısıyla bir değişim yaratmak isteniyor ise bu değişimi bir lider temsil etmelidir. Başkalarının göstermesini beklediği davranışları önce liderler sergilemeli, daha sonra başkalarını cesaretlendirmelidir. Bu noktada odaklanmanız gereken şey sonuç değil, değişim için gösterilen çabadır.
- Oluşum – Oryantasyon
- Dalgalanma – Çalkantı
- Durulma – Netleşme
- Kalıcı – Yapıcı Birliktelik
Değişim süreci stresli bir süreçtir çünkü daha önce denenmemiş bir şeylerin ilk seferde doğru ve pürüzsüz yapılması zordur. Bu süreç belirli aşamalardan geçerek oluşacaktır. Oluşum sürecinde öğrenmeler yeniden denemeler gerçekleşecektir. Yeniden denemler bazı durumlarda zorlayarak üyelerin motivasyonun düşmesine, başarama kaygısına hatta takımı terk etme aşamasına bile getirebilecektir. Bu aşamada artık dalgalanmalar, çatışmalarla dolu olabilen bir aşamaya geçilecek çalkantılı dönem bitmeye başarılar ufak ufak görülmeye başlandıkça durulmalar daha net yollar ve normlar oluşmaya başlayacaktır. Kalıcı ve yapıcı birliktelikler oluşmaya başladıkça artık zincir oluşmaya başlayacak iyi performanslı bir takım haline dönüşülecektir. Gerek takım yeni oluşsun gerek se de mevcut takım yeni bir değişim aşamasına girsin her iki durumda da yeni fikre direnç oluşacak ve yapılan oryantasyon çalışmaları ile uyum oluşum aşamasına girilecektir. Uyum oluşmaya başladıkça takım üyeleri katılmaya başlayacak farklılıkları ortaya çıkacak ve kurallarını koymaya başlayacak ve başarıya odaklanma işbirlikleri oluşumuna girilecektir.
Bruce Tuckman değişim sürecini 5 Aşamalı Grup Dinamiği Teorisi ile açıklamıştır. Düzgün bir sistemde, takım olarak kısa zamanda efektif bir üretim gerçekleştirmek mümkündür. Ancak bunu hayata geçirmek her zaman çok kolay değildir. Çünkü bireylerin yalnızken ve takım halindeyken gösterdikleri davranışları birbirinden farklı olabilir. Ancak bu davranışlar yeteri kadar gözlemlenebilirse, başta bahsettiğimiz düzgün bir sistemin ortaya çıkması pekala mümkündür.
Psiokoloji Doktoru olan Bruce Tuckman, 1965 yılında takım olabilme ve ekip dinamiği üzerine bir teori ortaya attı. Bu teoride Tuckman, birbirini tanımayan kişilerden oluşan bir takımın üretme sürecini dörde böldü. Bu dört aşamaya ise sırasıyla Forming (Şekillenme), Storming (Fırtına), Norming (Düzen) ve Performing (Üretme) adını verdi. 1970 yılında ise bu dört bölüme Adjouring (Çözümleme) aşamasını da ekledi ve teori tamamlanmış oldu.
Tuckman’ın beş aşamalı teorisine göre bir ekibin kuruluşundan üretim aşamasına geçene kadar atlatması gereken bazı süreçler vardır. Bu sürecin hızı ve nasıl atlatıldığı ise ekip üyelerine, ekibi yöneten kişiye ve dışsal etkenlere göre farklılık gösterebilir. Ekip önce birbirini tanır, bir olgunlaşma aşaması geçirir, daha sonra bir düzene oturduğunu farkeder ve en sonunda üretme aşamasına geçer. Tuckman’ın bu teorisi günümüzde halen etkin bir şekilde kullanılmaktadır. Kimi zaman bilerek, kimi zaman ise farkında olmadan kullandığımız bu teori çoğu zaman kendi liderini de kendisi oluşturur. Liderin ortaya çıktığı aşama genelde storming aşaması iken, forming veya norming aşamalarında da doğal bir lider oluşumu görülebilir. Tek başına bir takım oluşturma teorisinden ibaret olmayan bu sistem, yıllar sonra Hersey ve Blanchard’ın durumsal liderlik teorisine de ışık tutmuştur.
Bilgi Edinme (Informing) Aşaması: Takım üyeleri kendi takımlarını ve genel olarak firmadaki tüm takımları anlamaya, öğrenmeye, değerlendirmeye ve geliştirmeye çalışırlar.
Oluşturma (Forming) Aşaması: Üyeler arasında gizli bir rahatsızlık ve yüzeysel ilişkiler görülür. Dikkatler, takım üyeleri arasındaki önemsiz farklılıklar üzerinde odaklanır. Üyelerin fazla ortaya çıkarmadığı yaklaşımları ve değer yargıları ve sorun olabilecek yönlerin belirlenmesi bu aşamada önemlidir. Bir yere ait olmak için; diğerlerinden farklılaşan, kendine özgü kültürü ve değerleri olan BİR YER olması gerekir. Tanınma ve takdir, çok önemlidir. Her şeyde en iyi olmak olanaklı değildir. Ancak, odaklanılacak temel bir hedef takımın başkaları tarafından algılanmasını da kolaylaştıracaktır. Takımın hayranlık duyulacak bir özellik inşa etmesi (elde etmesi) gerekir. (Vizyon-Misyon) Sağlıklı bir gelişmenin başlangıç noktası Aidiyet kültürüdür. Takım aidiyetin temelini oluşturan olgular ise;
- Sosyalleşme: Takımdaki sosyalleşme, kişisel yaşamdaki sosyalleşmeden farklı değildir. Kişilerin birbirleriyle, dostça, özenli bir biçimde iletişim kurması anlamına gelir.
- Dayanışma: Duygulardan çok mantığa dayanır. Dayanışma merkezli ilişkiler, katılımcı tarafların yararına olup ortak görevlere ortak ilgi alanlarına ve açıkça kavranmış paylaşılan hedeflere dayanır.
- Takım İletişimi: İletişim, takımın işleyişini sağlamak ve takımın amaçlarını gerçekleştirmek amacıyla takımı meydana getiren birimler ve öğeler ile takım ve çevresi arasında gerçekleştirilen sürekli bir bilgi ve düşünce alışverişi ya da birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulmasına olanak sağlayan toplumsal bir süreçtir.
- Sosyal Sorumluluk: Takımların gönüllülük esasına dayalı olarak sosyal ve çevresel sorunları, takım faaliyetleriyle ve sosyal paydaşlarıyla olan etkileşimleriyle bütünleştirilebilen bir kavramdır.
Takım Aidiyetin Yansıdığı Alanlar
İnformel – Formel
| Fiziksel Anlamda LogoBinalar ve dekorasyon Giyim tarzı Ofis düzeniKullanılan araç-gereçlerProsedürler |
| Davranışsal Alanda Törenler İletişim şekli Ödül ve cezalandırma ÇalışmalarSosyal etkinlikler |
| Sözel Alanda Konuşulan dilHitap şekli Sloganlar Öykülerİşletme kahramanları |
Fırtına (Storming) Aşaması: Farklı düşüncelerden dolayı çatışmalar ve anlaşmazlıklar yaşanır. Birbirlerini dinlemek istemedikleri için kötü ve eksik bir iletişim vardır. Bazıları fikirlerini açık olarak belirtmeyerek riyakâr davranmayı tercih edebildikleri gibi kutuplaşmalar ve kültürel hizipleşmeler başlar. Üyelerin birbirleri ve işleri ile ilgili düşünceleri gün ışığına çıkar. Potansiyel sürtüşme alanları belirlenerek, gerçek sorunlar keşfedilir. Yaşanılan zorluklar genel olarak 4 başlıkta sıralanabilir.
- Güvenli Davranış Eksikliği: Sert olmadan kararlı olmak, güler yüzlü ve ciddi olmak, karşımızdakini kırmadan düşüncelerimizi dile getirmek konusunda eksikliklerimiz: Ya kavgaya giriyoruz ya da çekimser kalıyoruz.
- Geri bildirim almaktan hoşlanmamak: Kurumlarda görüşmelerin sağlıklı işlememesine neden olmakta.
- Büyük çoğunlukla kontrol odağı dışarıda bir toplumuz: Sorun yaşanan durumların sorumlusunu, dışarıda aramaya yatkınız.
- Merak duygusu: İnsanların özel yaşamlarında yaptıklarına yöneliniyor ve takımlarda dedikodu kültürü oluşuyor.
Kural Koyma (Norming) Aşaması: Takım üyeleri kendilerini rahat hissederler ve ayrılıklar ve sinir bozucu davranışlar incelenmiştir. Takımda “Ben”den “Biz”e doğru bir gelişme oluşur. Takım kültürü oluşmaya başladığı için işbirliği doğar. Üyelerin birbirlerine olan saygıları ve verdikleri değer artar. Üyelerin arasındaki farklılıklar azalarak bir “Takım Ruhu” oluşmaya başlar. Etkin bir lider problem çözme ve olası problemleri ön görerek engelleme konusunda çok başarılı olan kişidir. Problem çözme süreci en basit haliyle aşağıdaki şekilde gerçekleşir.
- Problemi tespit etme.
- Seçenekleri gözden geçirme.
- Seçeneklerin avantaj ve dezavatajlarını kontrol etme.
- Bir çözüm yolu seçme.
- Harekete geçme.
- Sonuçları değerlendirme.
Başarma (Performing) Aşaması: Üyeler saygı görür ve performansları takdir edilir. Ortak bir vizyon oluşturulmuş, varsayımlar netleşmiş ve bireylerin farklı yaklaşımlarında uzlaşma sağlanmıştır. Üyelerin karşılıklı sorumluluk duyguları ileri düzeydedir. Takım, verimli ve verimsiz çatışmalar arasındaki farklılığı anlamış durumdadırlar. Takım içinde çalışanların davranışlarını anlamak, takımı daha etkin ve başarılı kılmaktır.
Takım Davranışının Amaçları
* Açıklamak * Tahmin etmek * Etkilemek
liderler çalışanların bazı davranışlarının niçin diğerlerinden farklı olduğunu açıklama, çeşitli eylem ve kararlara nasıl tepki vereceklerini tahmin etme ve davranışlarını etkileme yeteneğine ihtiyaç duyarlar. Aksi takdirde takım üyeleri, davranışlarını uyduracak norm ve kurallara uymamaya başlar. Üye ve takım arasında amaç ayrılığı ortaya çıkar, sonucunda da kültürel yozlaşma ve ahlaksızlık oluşur. Üyeleri kural ve süreçlere karşı yabancılaştırır. Bu ise;
- Güçsüzlük,
- Süreci bütünlüğü içinde algılayamama,
- Elverişsiz iklim
- Yönetici davranışlarının adil olmaması
- Kötü yönetim
- Yalnızlaşma ve sonucunda da takım sadakatinin ortadan kalkmasıdır.
Takımın amaç, norm ve kuralları kişi için bağlayıcılığını kaybeder. Bu gibi durumlar da takım verimliliği arttırma konusunda odaklanılmalı ve çözümler üretilmelidir.
- Aydınlatma, havalandırma, gürültü, yorgunluk ve fiziksel yerleşim düzeni iyileştirmeleri
- Takımdaki motivasyonu ve takım kültürünü geliştirmek (motivasyon iyileştirme, başarı vb.)
- Bunun için de takım davranışlarının düzeltilmesi ve olumsuz yönlerin olumluya dönüşmesi gerekir.
- Takım davranışının olumlu ya da olumsuz yönü üzerinde liderlerin büyük etkisi vardır.
Bu noktada tek taraflı yükümlülük takımın liderine ait değildir. Takımın üyelerinin de üstüne düşen yükümlülükleri mevcuttur. Takımı oluşturan bireyler önce kendilerini ve birbirlerini tanımalıdırlar. Joseph Luft ve Harry İngham 1955 yılında Johari penceresi adıyla bir teknik geliştirdiler. Bu teknikteinsanların kendileri ve başkalarıyla ilişkilerini daha iyi anlamalarına yardımcı olmayı hedeflediler ve öncelikle kendi kendine yardım gruplarında ve kurumsal ortamlarda buluşsal bir alıştırma olarak kullandılar. ‘’JOHARİ PENCERESİ’’ bir ekip içinde ya da bir grup ortamında bireyler arasındaki anlayışı geliştirmek için kullanılabilecek bir iletişim modelidir. Alıştırmada, birisi bir listeden birkaç sıfat seçer ve kendi kişiliğini tanımladığını düşündüklerini seçer. Deneğin akranları daha sonra aynı listeyi alır ve her biri konuyu tanımlayan eşit sayıda sıfat seçer. Bu sıfatlar daha sonra ikişer ikişer dört hücreden oluşan bir ızgaraya eklenir.
Filozof Charles Handy bu konsepte dört odalı Johari Evi diyor. Birinci oda, kendimizin bizim ve başkalarının gördüğü kısımdır. İkinci oda, başkalarının gördüğü ama bizim farkında olmadığımız yönleri içeriyor. Üçüncü oda, bildiğimiz ama diğerlerinden sakladığımız özel alandır. Dördüncü oda, ne kendimizin ne de başkalarının göremediği bilinçsiz yanımızdır.
Açık Alan: Herkesin farkında olduğu ve bildikleridir.
Kör Alan: Sizin kendinizle ilgili bilmediğiniz, karşınızdaki insanların bildiği.
Gizli Alan: Sizin bildiğiniz, karşınızdakilerin bilmediği.
Bilinmeyen Alan: Kimsenin bilmediği.
sonuç olarak ister takım lideri olun ister takım üyesi kendinizi yenileyin ve ekibinize Sahip çıkın. Roma’daki Sistine Kilisesi’nin yaklaşık 550 m2’lik tavanındaki freskleri yaparken bir arkadaşı Michelangelo’ya “Çizdiğin resmin ne kadar mükemmel olduğunu kim bilecek?” diye sorar,
Sanatçı “ben” der.
Birilerinin takdir etmesinden daha önemli olan bir şey varsa sizin kendinizi takdir etmenizdir.
| Kendiniz İyi giyininEntelektüel gelişiminize yatırım yapın Mevzuat okuyunDanıştığınız (Mentor veya Koç) Kişisel tekâmülünüzü atlamayınAğlamayınBir gün bu takımdan ayrılacaksınız |
| Ekibiniz Bilgi, medya ve teknoloji okuryazarlığıEkibinize sahip çıkınMotivasyonlarını arttırınİyi günde ve kötü günde sahip çıkın |
Takım içinde görevdeşlik sağlanmıştır. Üyelerin hangi alanda ne kadar başarı sağlayacakları görülmüş ve problemleri çözmenin devamında iyileştirme faaliyetlerine başlanmıştır.
Bu son aşamadır ve sonuçlar şöyle sıralanabilir:
- Takım üyesi olmak heyecan verir
- Beraber dayanışma içinde çalışırlar
- Takım kendini güçlü hisseder
- Görevi yerine getirme konusunda beceri ve yeteneğe sahiptir
- Liderlik paylaşılır
- Performans ve verimlilik yükselir.
Bu aşamada yol iki ye ayrılır ya Kalıcı – Yapıcı birliktelik ile yeni hedefe koşullanılır ya da dağılma aşamasına geçilir.
Dağılma (Adjourning) Aşaması: Çalışmalar giderek yavaşlayarak durur. Üyelerin moralleri yüksektir. Üyeler aralarında oluşan güçlü bağların ve etkinin dağılacak olmasından korkarlar. Hedefe ulaşıldığı için sevinç, ayrılacakları için de üzüntü duyarlar. Takım lideri takımın görevinin bittiğini bir törenle ve üyelere ödüller vererek duyurur.
Bir takımın oluşumundan dağılımına kadar olan süreçte etkili bir lider söz konusudur. Son bölümde etkili bir lider hakkında etkili öneriler Carnegie’den kısa notlarımız.
Başarılı bir takım lideri olabilmenin ipuçları
Liderliğin amacı çalışanların hatalarını bulmak ve onları suçlamak değil hataların nedenlerini tespit ederek ortadan kaldırmaktır.
Liderler genellikle
- Takım içi uyuşmazlıklar
- Kriz ve kaos durumları
- Sıkıntı ve yorgunlukla mücadele
- Farklı insanları ortak amaç için bir araya getirmek
- Kaynak sınırlılığı
- Çalışanların kaygı ve stresinin kontrol edilmesi
Yeterliliklere sahip olmalı bu yeterlilikleri uygulamada hatalarının ütünü örtmek yerine hatayı kabul etmeli. Herb Kelleher “İnsanların gerçek anlamda katılım sağlayabilecekleri bir ortam yaratırsanız, denetlemenize gerek olmaz. Ne yapılması gerektiğini zaten bilir ve yaparlar.” Doğru bir lider doru zamanda doğru davranışı sergileyebilmelidir.Başarıları görmezden gelmek yerine mutlaka bunu belirtmeli ve takdir etmelidir. Kendilerine geri bildirim kaynakları oluşturmalı, yaptıkları hakkında başkalarına da kulak vererek eleştiriye açık bir şekilde iyi birer dinleyici olarak doğru kararlar verebilmelidir. Ekip üyelerinin ihtiyaçlarının neler olduğunu mutlaka anlamalı çözüm üretebilmelidir. Başladıkları işleri yarım bırakmamalı doğru rol model oluşturmalıdır. Yeri geldiği zaman devredebilmeli ve devrederken yetkisiz sorumluluklar vermemelidirler.
Süreç içerisinde mutlaka farklı görüş ayrılıkları olacaktır ancak liderler; anlaşmazlıkların esnekliğimizi artırmak ve karizmamızı güçlendirmek için büyük bir fırsat olduğunu unutmamalıdırlar. Liderler anlaşmazlıkları başarılı bir şekilde yönettiğinde iletişimleri daha güçlü bir hal alır. Carnegie “Dost Kazanma Ve İnsanları Etkileme Sanatı” kitabında zor insanlarla pazarlık yapmak ve bir anlaşmaya varmanın on iki yolundan bahseder.
- Olumlu bir tutumunuz olsun
- Uygun bir ortamda görüşün
- Açıklayıcı olun; konu üzerinde karşılıklı olarak anlaşın
- Ev ödevinizi yapın
- Dürüstlük envanterinizi hazırlayın
- Ortak ilgi alanlarının peşinde olun
- Gerçeklerle uğraşın, duygularla değil
- Dürüst olun
- Seçenekler sunun, delillerle konuşun
- Kusursuz bir iletişimci olun
- Karşılıklı kazançlı olun
- Sürecin tadını çıkarın
Liderlik bir süreçtir ve bu süreçte liderler değişiklikleri destekler, çevrelerindeki kişileri dinler, hatalardan ders çıkarır. Başkalarına saygı gösterir, açık bir vizyon ve değerler sistemine sahiptir. Kendi yetenek ve bilgisinin farkındadır. Yakınındakilerin başarılarından mutluluk duyar.
Carnegie liderler hakkında son olarak şunu söylüyor “her liderin bir mesajı vardır”.
“Liderlik, değişimi fark ederek, fark yaratabilmektir.”
Feray ATALAY